BaB V : DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

:iloveindonesia SAYA CINTA INDONESIA :iloveindonesia

:rate5:rate5:rate5:rate5:rate5:rate5:rate5:rate5:rate5

:travel Organisasi formal merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun. Meskipun pembahasan mengenai organisasi formal tidak mencakup seluruh hal tentang organisasi yang ada , tetapi hal ini mencakup bagian utama uraian tentang organisasi .dengan Struktur merupakan subsistem penting dalm sistem organisasi formal, analisis struktur dan desain organisasi dalam bab ini akan dimulai bahasan proses desain struktural organisasi dan model-model struktur.

DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL

Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur organisasi , yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan ,hubungan antar tugas ,batas wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut .

Struktur organisasi formal mempunyai dua muka :

Pertama, model struktur , kita dapat mempergunakn prinsp-prinsip teori organisasi .

Kedua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

• Strategi dan struktur organisasi

Hubungan antara strategi , struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspekif utama . Pandangan pertama organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya . Pandangan kedua organisasi adalah proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan dimana organisaasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang. Strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional ,

2. Strategi menetukan pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut ,

3. Strategi menentukan lingkungan spesifik .

• Lingkungan eksternal dan struktur

Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci kita perlu membedakan tipe-tipe lingkungan sebagai berikut:

1. Lingkungan stabil

Yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakanatau tiba-tiba.

Ciri –ciri lingkungan ini antara lain : a. Perubahan produk tidak sering terjadi b. Modifikasi dapat direncanakan dengan baik. c. Permintaan pasar tidak begitu berfluktuasi d. Perubahan hokum organisasi atau produk tidak sering terjadi dan e. Perkembangan teknologi baru dapat diramalkan.

2. Lingkungan berubah

Yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut di atas produk,pasar,hokum atau teknologi.

3. Lingkungan bergejolak

Terjadi apabila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran,hokum sering terganti,kemajuan teknologi berubah secara drastic desain produk dan metode – metode produksi,organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.

Organisasi dalam lingkungan berubah mungkin dapat menggunakan kombinasi dua system yaitu:

a. System mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi terperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. b. System organic berarti individu-individu lebih cenderung berkerja dalam suatu kelompok dari pada berkerja sendiri.

• Teknologi dan struktur

Menurut Woodward, atas dasar hasil studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen.

2. Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.

3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan , semakin besar jumlah staff administrative dan klerikal.

Arti penemuan ini adalah bahwa setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur orhanisasional spesifik yang berkaitan dengan perusahaan kerja yang lebih berhasil.

• Orang dan struktur (orang yang terlibat dalam organisasi)

Manajer dan Strukur, nilai-nilai manajerial merupakan faktor penting dalam penentuan strategi organisasi. Para manajer organisasi terutama para manajer puncak (direktur) mempengaruhi pemilihan stategi secara langsung melalui preferensi mereka. Selanjutnya pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang yang digunakan dalam organisasi.

Karyawan dan Struktur, faktor-faktor seperti tingkatan pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan, dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakan penentuan penting struktur organisasi.

• Proses Desain Organisasi

Proses desain organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur atas ke bawah. Tujuan-tujuan organisasional umum di terjemehkan menjadi tujuan-tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Berbagai kegiatan dirancang untuk setiap posisi. Melalui proses deduktif penetapan hasil akhir sarana-sarana pencapaiannya ini, struktur organisasi dapat dikembangkan.

PENDEKATAN KONTIGEN DALAM DESAIN ORGANISASI

Banyak teoritis manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi. Tidak ada suatu cara desain yang “ampuh” untuk segala kondisi. Srtruktur yang paling cocok bagi organisasi sangat tergantung pada keadaan-keadaan tertentu organisasi pada waktu tertentu.

Manajer harus memperhatikan variable-variable pokok yang mempengaruhi perancangan struktur organisasinya. Jadi menurut pendekatan kontingensi, tugas manajer dalam desain organisasi adalah menetapkan suatu “kesesuaian” efektif antara struktur organisasi dan variable-variabel tersebut.

MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukkan hubungan di antara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya.

Pengembangan istilah di-“haruskan”-kan dan di-“anggap”-nya digunakan untuk menggarisbawahi kenyataan bahwa setiap orang dalam organisasi, bahkan pada tingkat rendah, tidak berperilaku sesuai ketentuan yang berlaku pada posisinya.

Suatu bentuk struktur yang muncul sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada akan menjadi kurang efektif karena adanya para anggota organisasi yang mencoba untuk mengalihkan hubungan-hubungan yang telah ditetapkan untuk memenuhi keinginannya sendiri. Jadi jelas, tujuan para manajer adalah menciptakan suatu struktur yang memenuhi baik “tuntutan” lingkungan maupun membuatnya sesuai dengan kemampuan, kebutuhan dan keinginan para anggota organisasi.

Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal : model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia.

Model Tradisional

Bentuk umum esensialnya adalah piramid. Bentuk umum struktur organisasi tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur tradisional yang padat-karya atau labor-intensive (missal, kantor pos atau lini perakitan) akan berbentuk piramid, karena banyaknya posisi-posisi operatif tingkat bawah. Kemaujuan komputer akhir-akhir ini, seperti disebutkan di muka, akan merubah lebih lanjut bentuk struktur tradisional pada tingkatan bawah dan menengah. Lebih lanjut dalam struktur organisasi tradisional, pemegang setiap posisi hirarki organisasi bertanggung jawab (accountable), secara teoritis ataupun pada kenyataannya terhadap tindakan-tindakan bawahannya yang berada di tingkat rendah hirarki organisasi serta posisi-posisi mana saja yang langsung berhubungan dengannya.

MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI

Strukur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukkan hubungan diantara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Pada banyak tingkat, orang-orang membentuk dan merubah peranannya sendiri dalam organisasi, mereka menciptakan, tidak memperdulikan dan merubah hubungan antara posisinya sendiri serta posisi yang lain. Selain itu, mereka dapat menerima dan menurunkan, memperluas dan menyesuaikan tanggunga jawab yang dibebankan kepadanya.

Suatu bentuk struktur yang muncul sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada akan menjadi kurang efektif karena adanya para anggota organisasi yang mencoba untuk mengalihkan hubungan-hubungan yang telah ditetapkan untuk memenuhi keinginannya sendiri. Disamping itu, struktur dalam kenyataany atidak sesuai dengan kondisi teknologi dan lingkunangan dapat berjalan baik di atas kertas, bila tidak dalam praktek, mungkin karena orang-orang menciptakan pekerjaan-pekerjaan sendiri ynag tidak sejalan dengan rancangan struktur yang ada. Jadi jelas tujuan para manajer adalah menciptakan struktur yang memenuhi baik "tuntutan" lingkungan maupun membuatnya sesuai dengan kemampuan, kebutuhan dan keinginan para anggota organisasi.

Model Tradisional

Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah piramid. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen strukur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian dan sebagainya). Bentuk umum struktur organisasional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula.

Struktur bentuk ini berpijak pada anggapan-anggapan model tradisional. Dalam hal ini dilakukan spesialisasi dan rutinitasi pada pengambilan keputusan dan kegiatan-kegiatan secara maksimum. Kegiatan koordinasi dan perencanaan terdorong ke atas oleh bentuk struktur organisasi ini. Lebih lanjut dalam struktur organisasi tradisional, pemegang setiap posisi hirarki organisasi bertanggung jawab, secara teoritis atau pada kenyataanya, terhadap tindakan-tindakan bawahannya yang berada di tingkat rendah hirarki organisasi serta posisi-posisi mana saja yang langsung berhubungan dengannya. Oleh karena manajer memikul tanggung jawab segala tindakan bawahan, maka dia cenderung untuk menetapkan atau mempertahankan prosedur tentang keharusan mendapatkan persetujuan pimpinan bagi bawahan yang akan melakukan tindakan penting.

Organisasional Tradisional dan Lingkungannya. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungn uang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi di dalamnya dapat diperkirakan. Organisasi-organisasi seperti ini efisien atau tidak tergantung paling tidak pada 2 faktor, yaitu :

1. Jumlah energi organisasional total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi, tekanan-tekanan internal dan eksternal.
2. Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya

Struktur organisasi tradisional cenderung menjadi tidak efisien dalam lingkungan yang sangat bergejolak, baik dalam pengertian kualitas tanggapannya terhadap berbagai permintaan lingkungan dan dalam pengertian energi-energi yang harus dikeluarkan untuk menjaga kelangsungan dirinya. Struktur tradisional akan efisien dalam kondisi lingkungan yang stabil, bila asusmsi-asumsi yang berkaitan dengan sikap dan kemampuan para anggota sebagai landasan bentuk strukturnya adalah akurat.

Model Hubungan Manusiawi

Model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingkan model tradisional. Model hubungan manusiawi juga diterima konsep spesialisasi, rutinitasi, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai karakteristik utama organisai yang efektif. Walaupun demikian, secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya. Meskipun model hubungan manusiawi mngungkapkan ketidaksempurnaan itu, tetapi struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi. Model ini lebih meng"usul"kan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik dan perilaku-perilaku struktural "offline".

Pertama, dan yang paling penting, model hubungan manusiawi "mempersilahkan" para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar apara anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya.

Kedua, pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya, yang menunjukkan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menentang.

Ketiga, pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh organisasi.

Organisasi hubungan manusiawi dan lingkungannya. Secara ringkas, inti konsep hubungan manusiawi tidak berhubungan langsung dengan struktur organisasi. Struktur diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu, suatu lingkungan dimana di dalamnya nampak sikap dan perilaku antar pribadi. Teori-teori hubungan manusiawi terutama lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan kemanisme bagi para manajer, yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk menyesuaikan diri dengan batasan-batasan struktur yang ada daripada hanya sekedar menyediakan prinsip-prinsip untuk mengarah kan perancangan struktur itu sendiri.

Model Sumber Daya Manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari penharahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi. Jadi, implikasi utama adalah bahwa manajemen harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan hirarki tradisional.

Konsep model sumber daya ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi-posisi yang berinteraksi. Hal ini mengharuskan anggota-anggota organisasi mempunyai :

• suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama
• jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horizontal yang relevan
• kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efisien.

Struktur organisasi menurut Likert (Linking-Pin) dibagi menjadi 3, yaitu hubungan-hubungan vertikal, hubungan-hubungan horizontal, dan hubungan-hubungan silang antar departemen. Bentuk struktur organisasi tingkat yang dikembangkan terakhir atas dasar model sumber daya manusia adalah struktur organisasi bentuk kolega (collegial form). Struktur ini memberikan kesempatan bagi setiap anggota untuk mengarahkan dan memutuskan kegiatan-kegiatannya sendiri, tanggung jawabnya hanya pada berhasilnya tujuan yang ingin dicapai. Setiap anggota akan secara langsung terikat dengan masing-masing anggota lainnya, dan karena itu harus ada persamaan tanggung jawab tehadap pertukaran informasi dan koordinasi kegiatan. Dalam kenyataannya struktur ini hanya berlaku (biasanya) pada organisasi yang kecil atau dalam sub bagian struktur yang lebih luas. Contoh yang paling umum adalah departemen Universitas.

DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI

• Pembagian Kerja

Para anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatikan pokok : (a) pembagian kerja yang dilaksanakan, dan (b) penentuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan. Pembagian kerja akan mempengaruhi tingkatan prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau keterampilan-keterampilan khusus, dan gerakan-gerakan atau perpindahan yang percuma komponekomponen pekerjaan besar.

• Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi

Fungsi-fungsi strukturalyang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

a) Wewenang. Arti wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wewnang ada bila seorang manajer mempunyai hak untuk memberikan perintah dan tugas, serta menilai pelaksanaan kerja karyawan yang bekerja untuknya.

b) Kekuasaan. Kekuasaan sering dicampur adukan dengan wewenang. Walupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

c) Tanggung jawab. Tanggung jawab adalah kewajiban seorang bawahan, yang diberi tugas oleh atasannya, untuk melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut. Hubungan wewenang dan tangung jawab ada di mana hubungan atasan dan bawahan terjadi.

d) Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab, akuntabilitas adalah faktor diluar individu dan perasaan pribadinya.

e) Komunikasi dalam organisasi. Komunikasi seperti pemberian perintah, permitaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui atruktur tingkatan organisasi.

f) Hubungan lini dan staf. Wewenagn lini adalah memberikan perintah-perintah atau bantuan melaksanakan kegiatan, sedang wewenag staf adalah memberi bantuan dan nasehat, tetapi tidak memberikan perintah.

g) Rentang kendali. Yang dimaksud dengan rentang kendali atau pengawasaan adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.

h) Struktur flat dan tall. Digukan untuk menggambarkan pola menyeluruh tentang rentang kendali dan tingkatan manajemen. Struktur tall mempunyai rentang kendali sedikit atau sempit sedangkan struktur flat mempunyai rentang melebanr atau banyak.

i) Sentralisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi. Sebaliknya dalam organisasi di mana wewenang dipegang atau dipusatkan pada seorang atau beberapa orang, kondisi sentralisasi wewenag tampak.

j) Rantai wewenang skalar. Menentukan pembedaan tingkatan wewenang dalam organisasi, semakin tingi tingkatan, semakin besar wewenang.

k) Kesatua perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya. Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.

• Departementasi

Depertementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organsasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan hubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik.

a) Departemntasi Fungsional. Departementasi fungsional dapat dijumpai di setiap tipe organisasi. fungsi-fungsi utama biasanya adalah produksi, pemasaran dan keuangan, fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroprasi dan menjaga kelangsungan hudupnya.

b) Departemantasi Produk. Departemantasi produk merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan barang-barang dan atau jasa-jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau pemrosesan dan atau pemakaian akhir.

c) Departemtasi Wilayah. Bila organisasi beropraso di wilayah-wilayah yang tersebar, maka departemtasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Tipe departemantasi wilayah ini sering juga disebut departemtasi lokasi, daerah, regional atupun geografis.

DESAIN STRUKTURAL MODERN

Berikut ini akan di uraikan dan di analisa berbagai model structural lebih baru yang telah di rancang dan diimplementasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan kedepannya.

1. Organisasi proyek

Bentuk organisasi proyek umumnya dipakai dalam industry ruang angkasa dan juga menjadi semakin luas dipergunakan dalam organisasi-organisasibisnis,pemerintah dan militer lainnya.

2. Berbagai tipe struktur proyek

Ada beberapa macam bentuk struktur proyek antara lain :

a. Organisasi proyek individual

Hanya terdiri dari manajer proyek,yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya.

b. Organisasi proyek staf

Manajer proyek sudah mempunyai staf pendukung yang disediakan untuk setiap kegiatan-kegiatan proyek.

c. Organisasi proyek “intermix”

Didalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadanya.

d. Organisasi proyek agregat

Manajer mempunyai semua personalia yang diperlukan untuk proyek staf dan lini fungsional yang melaporkan secara langsung kepadanya.

3. Organisasi matriks

Organisasi matriks sangat terkenal dalam industry ruang angkasa dan organisasi-organisasi yang memerluhkan koordinasi karena banyaknya hubungan-hubungan yang terjadi atau yang memerluhkan prestasi teknis tinggi,seperti perusahaan-perusahaan kontraktor,lembaga-lembaga konsultasi,serta penelitian dan pengembangan

Bentuk Organisasi matriks ini akan sangat bermamfaat bila:

a. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul waktu harus ditepati.

b. Pengendalian biaya merupakan factor kritis

c. Banyak ketrampilan atau keahlian khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.

d. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek.

4. Organisasi bentuk bebas

Dengan konsep bentuk bebas ini tidak ada satu cara pengorganisasian, tetapi struktur dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan tertentu pada suatu waktu tertentu.

Ada 2 karakteristik umum tipe organisasi ini yaitu:

1. Organisasi bentuk bebas menggunakan secara ektensif system informasi yang dikomputerisasikan,terutama untuk mengevaluasi satuan-satuan kerja organisasional.

2. Organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan dikelolah para manajer muda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan.

:iloveindonesia SAYA CINTA INDONESIA :iloveindonesia